AVISO DE PRIVACIDAD
Aviso de privacidad integral
Octubre 2023.
El presente aviso de privacidad rige el tratamiento de datos personales por parte de ESPACIOS AMBIENTA SC en adelante ESPACIOS AMBIENTA SC, con domicilio en Col Lomas de Chapultepec en su carácter de responsable, que tratará los datos personales que te conciernen como titular de los datos personales, a efecto de proteger tu privacidad y tu derecho a la autodeterminación informativa, según lo previsto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento y los Lineamentos de Aviso de Privacidad emitidos por la Secretaria de Economía.
I. Información que se recolecta y mecanismos para su recolección
ESPACIOS AMBIENTA SC trata sus datos personales, es decir, aquella información que nos permita identificarte razonablemente, y que pueda constatar en diversos documentos, sean impresos o en formato digital, así como en mensajes de datos. Los datos personales que recolectamos y/o tratamos, según corresponda, incluyen: nombre y apellidos; domicilio, sea particular, de trabajo, o fiscal; dirección de correo electrónico, personal o de trabajo; número; telefónico, particular o del trabajo, clave de Registro Federal de Contribuyentes y Clave Única de Registro de Población. Para el caso de candidatos/(as) a empleado(a)empleados/(as) y proveedores, también recolectaremos y trataremos datos personales relacionados con tus antecedentes académicos y profesionales. De igual forma, podremos recolectar y procesar información financiera, patrimonial, administrativa y fiscal, e inclusive datos personales sensibles, definidos en términos de la Ley, que sean necesarios para poderte prestar servicios y para el caso de los/(las) candidatos/(as) a empleado/(a) y empleados/(as) te podremos solicitar datos sobre tu estado de salud.
Los datos personales descritos en apartado anterior, se recolectan mediante: i) el suministro voluntario de información y datos personales en entrevistas presenciales o telefónicas con nuestro personal autorizado; ii)el suministro voluntario y directo de su información a través de formato impresos; iii)el suministro voluntario y directo de su información a través de las ventanas de diálogo en nuestro sitio Web; iv) así como a través del suministro voluntario y directo de su información vía correo electrónico; v) transferencias de datos consentidas, y vi) la utilización de fuentes de acceso público y de otras fuentes ilícitas disponibles en el mercado.
II. Finalidades del tratamiento
En AMBIENTA tratamos tus datos personales con el objeto de llevar acabo las actividades y gestiones para dar cumplimiento a las obligaciones originadas y derivadas de la relación comercial, laboral y/o jurídica, según corresponda, que tengamos contigo en tu calidad de cliente, candidato/a empleado/a o proveedor, y que consideremos finalidades primarias:
A)Clientes
1. Confirmar tu identidad y/o de su representate legal;
2. Establecer contacto;
3. Permitir tu acceso a nuestras instalaciones;
4. Entender y atender tus necesidades;
5. Verificar la información que nos proporcionas;
6. Elaborar cotizaciones sobre nuestros productos y servicios;
7. Enviarte los productos solicitados;
8. Hacer valer las garantías sobre nuestros productos y/o servicios;
9. Cumplir con los requerimientos legales aplicables;
10. Elaborar y enviar facturas, y
11. Gestionar la cobranza.
B) Candidatos/(as) a empleado(a)
1. Confirmar identidad y/o de tu representante legal;
2. Permitir tu acceso a nuestras instalaciones;
3. Establecer contacto, y
4. Gestionar el proceso de selección y reclutamiento.
C) Empleados(as)
1. Gestionar la contratación del personal;
2. Gestionar la comunicación interna;
3. Gestionar remuneraciones, contribuciones, obligaciones, y prestaciones así como, retribuciones, impuestos y aportaciones del personal;
4. Permitir tu acceso a nuestras instalaciones;
5. Gestionar la información del personal para asegurar la correcta integración de los datos ylos expedientes del personal y la generación de documentos solicitados por el/la empleada;
6. Ejecutar los procesos de administración del personal;
7. Monitorear asistencia;
8. Monitorear el control de acceso físico y lógico a instalaciones y activos de la empresa;
9. Gestionar cuentas bancarias para el depósito de sueldos y prestaciones;
10. Gestionar la asignación y el uso de activos y herramientas de trabajo, y
11. Cumplir con los requerimientos legales aplicables.
D)Proveedores
1. Permitir tu acceso a nuestras instalaciones;
2. Solicitar, contratar o cancelar servicios;
3. Registrarte en nuestra base de datos de Proveedores;
4. Gestionar el pago de servicios;
5. Gestionar facturas o comprobantes fiscales digitales;
6. Solicitar una cotización o información de productos o servicios;
7. Solicitar la prestación de servicios;
8. Integrar tu expediente;
9. Permitir la gestión,administración y seguridad de tus datos personales;
10. Mantener resguardos físicos, electrónicos y de procedimiento de tus datos personales en términos dela legislación y regulación aplicable, y
11. Cumplir con los requerimientos legales aplicables.
Adicionalmente, tratamos los datos personales para otras finalidades secundarias, que no dan origen ni son necesarias para la relación comercial, laboral y/o jurídica contigo, en tu calidad de cliente, empleado/a o proveedor.
A) Clientes
1. Integrar y mantener actualizada una base de datos de clientes;
2. Prestar servicios a través de nuestro Sitio Web;
3. Procesar comentarios, sugerencias, quejas y aclaraciones, y
4. Enviar notificaciones de ofertas, avisos y/o mensajes publicitarios, promocionales, de prospección comercial o con fines de mercadotecnia, en medios impresos y electrónicos;
B) Empleados/as
1. Gestionar la valoración de desempeño, la capacitación y formación sobre habilidades,competencias y seguridad del empleado;
2. Gestionar gastos del personal por cuenta de “[Completar con nombre comercial-marca]”;
3. Gestionar el cumplimiento de obligaciones del/la empleado/a,y
4. Gestionarla terminación de la relación laboral.
C) Proveedores
1. Enviar notificaciones de ofertas, avisos y/o mensajes publicitarios, promocionales, de prospección comercial o con fines de mercadotecnia, en medios impresos y electrónicos;
En ESPACIOS AMBIENTA SC no recolectamos ni procesamos datos personales a través de herramientas de captura automática de nuestro sitio Web, ni recolectamos ni procesamos datos personales para procesos automatizados de toma de decisiones.Asimismo, en ESPACIOS AMBIENTA SC no recolectamos ni procesamos información de menores de edad, ni de personas incapaces o en estado de interdicción, amenos que ésta nos haya sido proporcionada por su representante legal debidamente acreditado.
III. Transferencias de datos
En ESPACIOS AMBIENTA SC no transferimos sus datos personales a terceros, ubicados en territorio nacional o en el extranjero, a menos que tú lo autorices o nos encontremos en alguno de los casos de excepción previstos en el artículo 37 dela Ley, que nos faculta para transferir tus datos personales para cumplir con nuestras obligaciones legales y contractuales.
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 26 de los Lineamientos del Aviso de Privacidad, las transferencias que ESPACIOS AMBIENTA SC podrá llevar a cabo tendrán las siguientes características.
Tercero Receptor
Finalidades de la transferencia
Transferencia nacional o internacional
Requerimiento de Consentimiento
ESPACIOS AMBIENTA SC
Gestión corporativa y soporte operativo.
Nacional.
No, por tratarse de una empresa del mismo grupo corporativo, sujeta a los mismos procesos.
IV. Medidas para proteger los datos personales
Los datos personales tratados por ESPACIOS AMBIENTA SC se encuentran protegidos por medidas de seguridad administrativas,técnicas y físicas adecuadas contra el daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizados, de conformidad con lo dispuesto en la LFPDPPP y su Reglamento, según la naturaleza de los datos personales que recolectamos y procesamos.
V. Procedimiento para ejercer los Derechos ARCO y revocación del consentimiento
En todo momento tienes el derecho de acceder, rectificar y cancelar tus datos personales, así como a oponerte al tratamiento de los mismos o a revocar tu consentimiento respecto del tratamiento para determinadas finalidades – incluyendo las secundarias- que en su momento hubieses autorizado, sea de manera directa o través de tu representante legal, para lo cual deberás presentar la solicitud correspondiente – utilizando los formatos conducentes que podrás solicitar a nuestro Oficial de Privacidad - con la información y documentación que a continuación se indica:
1. Nombre completo, domicilio u otro medio – como tu correo electrónico - para comunicarte la respuesta a tu solicitud;
2. Documentos que acrediten tu identidad - copia simple en formato impreso o electrónico de tu credencial de elector, pasaporte, cédula profesional o visa, según corresponda,o en su caso, de la representación de tu representante legal - copia simple en formato impreso o electrónico de la carta poder simple con su firma autógrafa,la de dos testigos y su representante, con sus correspondientes identificaciones oficiales – credencial de elector, pasaporte cédula profesional o visa);
3. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que buscas ejercer alguno de los derechos ARCO; y
4. Cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de tus datos personales. Tratándose de solicitudes de acceso a datos personales, ESPACIOS AMBIENTA SC procederá con la entrega de tu información, sea en sus instalaciones o vía medios electrónicos, previa acreditación de tu identidad o la de tu representante legal, según corresponda.
En el caso de las solicitudes de rectificación de datos personales, también deberás indicar las modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente tu petición.
ESPACIOS AMBIENTA SC te responderá en un plazo máximo de veinte días, contados desde la fecha en que reciba tu solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición, la determinación que adopte, a efecto de que, si resulta procedente, se haga efectiva dentro de los quince días siguientes a la fecha en que te comunique su respuesta. En todos los casos, la respuesta de ESPACIOS AMBIENTA SC te será dada por la misma vía por la que nos haya presentado tu solicitud, o en su caso, por cualquier otro medio acordado contigo. Los plazos antes referidos podrán ser ampliados una sola vez por un periodo igual, siempre y cuando así lo justifiquen las circunstancias del caso, según lo previsto en la LFPDPPP.
La entrega de los datos personales será gratuita, solamente te corresponderá cubrir los gastos justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos. En el caso de que reiteres una solicitud en un periodo menor a doce meses, deberás cubrir los costos correspondientes en términos de la Ley, amenos que existan modificaciones sustanciales al aviso de privacidad que motiven nuevas consultas.
Para la recepción, registro, atención y respuesta de las solicitudes para ejercer tus derechos ARCO y los demás derechos previstos en la Ley, ponemos a tu disposición nuestro Oficial de Privacidad, el cual podrás contactar en nuestras oficinas, o bien, a través de nuestro sitio Web, o vía correo electrónico.
En caso de que la información proporcionada en tu solicitud sea errónea o insuficiente,o bien, no se acompañe de los documentos de acreditación correspondientes,podremos solicitarte, dentro de los cinco días siguientes a la recepción de tu solicitud, que aporte los elementos o documentos necesarios para dar trámite ala misma. Contarás con diez días para atender nuestro requerimiento, contados a partir del día siguiente en que lo hayas recibido. De no dar respuesta en dicho plazo, se tendrá por no presentada la solicitud correspondiente.
VI. Oficial de Privacidad.
Para cualquier consulta que tengas en torno a la protección de tus datos personales, así como para el ejercicio de los derechos que le otorga la Ley, sírvete contactar a nuestro Oficial de Protección de Datos Personales en: PRADO SUR 150 LOMAS DE CHAPULTEPEC o vía e-mail: hola@ambienta.com.mx
VII.Limitación al uso y divulgación de tus Datos Personales
ESPACIOS AMBIENTA SC conservará tus datos personales durante el tiempo que sea necesario para procesar tus solicitudes de información y prestarte servicios,así como para mantener los registros contables, financieros y de auditoria en términos de la Ley, su Reglamento y de la legislación mercantil, laboral, fiscal,de seguridad social y administrativa vigente.
Para limitar el uso y divulgación de tus datos personales, sírvete contactar a nuestro Oficial de Privacidad a los medios descritos en el apartado anterior y solicitarle la exclusión de nuestra lista de distribución de e-mails para el envío de información en medios impresos y electrónicos sobre nuestros productos y servicios.
VIII. Cambios al aviso de privacidad
ESPACIOS AMBIENTA SC se reserva el derecho de actualizar el presente Aviso a efecto de reflejar los cambios en nuestras prácticas en materia de protección de datos derivados de nuestro proceso de mejora continua, así como de los cambios legales, reglamentarios y administrativos que tengan lugar. Te invitamos a revisar periódicamente el contenido del Aviso de Privacidad en nuestro sitio Web: www.ambienta.com.mx en donde publicaremos los cambios realizados conjuntamente con la fecha de la última actualización.